HubSpot Automatisierung: 10 Workflows die jeder braucht

HubSpot ist mächtig. Aber die meisten nutzen nur 20% der Möglichkeiten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 10 Workflows, die Sie sofort in HubSpot einrichten können – von einfach bis fortgeschritten.

Warum HubSpot Workflows?

HubSpot Workflows sind automatisierte Aktionsfolgen, die bei bestimmten Triggern ausgelöst werden. Sie können:

• E-Mails senden
• Properties aktualisieren
• Aufgaben erstellen
• Deals erstellen/verschieben
• Slack-Nachrichten senden
• Webhooks aufrufen
• Und vieles mehr

Verfügbarkeit:

• HubSpot Free: Keine Workflows
• Starter: Formulare-Workflows
• Professional: Volle Workflows
• Enterprise: Erweiterte Features

Die 10 wichtigsten Workflows

1. Lead-Willkommens-Sequenz

Trigger: Kontakt füllt Formular aus Was passiert:

Sofort:
  → Property "Lifecycle Stage" = Lead
  → E-Mail 1: Willkommen + Ressource

3 Tage später:
  → E-Mail 2: Hilfreicher Content

7 Tage später:
  → E-Mail 3: Case Study

14 Tage später:
  → E-Mail 4: Soft CTA (Demo/Gespräch)

Setup in HubSpot:

Marketing → Workflows → Create workflow

Contact-based → From scratch

Trigger: "Form submission" = Ihr Formular

Action: "Send email" + "Delay" + "Send email"...

Tipps:

• Personalisieren Sie mit {{contact.firstname}}
• Nutzen Sie Branch für unterschiedliche Interessen
• Stoppen Sie die Sequenz wenn Kontakt konvertiert

2. Lead Scoring

Trigger: Verschiedene Aktivitäten Logik:

E-Mail geöffnet: +5 Punkte
Link geklickt: +10 Punkte
Seite besucht: +3 Punkte
Pricing-Seite besucht: +20 Punkte
Formular ausgefüllt: +25 Punkte
Webinar angemeldet: +30 Punkte
Blog >3 Artikel gelesen: +15 Punkte

Setup:

Erstellen Sie Property "Lead Score" (Number)

Für jede Aktivität ein eigener Workflow:

- Trigger: "Email opened"

- Action: "Increase property value" → Lead Score +5

Oder mit HubSpot's nativem Scoring (Professional+):

Settings → Properties → Lead Score → Edit criteria

3. Sales-Benachrichtigung bei heißen Leads

Trigger: Lead Score > 50 Was passiert:

Score erreicht 50:
  → Slack-Nachricht an #sales
  → E-Mail an zuständigen Owner
  → Task erstellen: "Hot Lead kontaktieren"
  → Property "Lead Status" = "Hot"

Setup:

Trigger: Contact property "Lead Score" > 50

Branch: "Has owner?"

- Ja → Notify owner

- Nein → Assign owner (Round Robin)

Action: Create task, Send Slack, Update property

Slack-Integration:

Settings → Integrations → Slack

Im Workflow: "Send Slack notification"

4. Automatische Deal-Erstellung

Trigger: Formular "Demo anfragen" ausgefüllt Was passiert:

Formular ausgefüllt:
  → Deal erstellen
  → Pipeline: Sales Pipeline
  → Stage: "Demo angefragt"
  → Amount: Aus Formular (wenn vorhanden)
  → Owner: Aus Contact oder Round Robin
  → Task: "Demo durchführen" in 24h

Setup:

Trigger: Form submission = "Demo Request"

Action: "Create deal"

- Deal name: {{contact.company}} - Demo

- Pipeline: Sales Pipeline

- Stage: Demo Requested

- Owner: Contact owner

Action: Create task for deal owner

5. Follow-up nach Inaktivität

Trigger: Kontakt war 30 Tage inaktiv Was passiert:

30 Tage keine Aktivität:
  → Prüfen: Ist ein Deal offen?
    → Ja: Owner benachrichtigen
    → Nein: Re-Engagement E-Mail senden

Keine Reaktion nach 14 Tagen:
  → Property "Status" = "Inactive"

Setup:

Trigger: "Last activity date" > 30 days ago

Branch: "Associated deals" = "Open deal exists"

- Ja → Notify owner + Create task

- Nein → Send re-engagement email

Delay 14 days

Branch: "Any email opened since enrollment?"

- Ja → Exit workflow

- Nein → Set property "Inactive"

6. Webinar-Reminder-Sequenz

Trigger: Anmeldung zum Webinar Was passiert:

Sofort:
  → Bestätigungs-E-Mail mit Kalenderlink

1 Tag vorher:
  → Reminder E-Mail

1 Stunde vorher:
  → Reminder mit Zugangslink

Nach Webinar:
  → Branch: Hat teilgenommen?
    → Ja: Danke + Aufzeichnung + CTA
    → Nein: "Schade verpasst" + Aufzeichnung

Setup:

Trigger: List membership = "Webinar [Datum] Registriert"

Sofort: Send confirmation email

Delay until: [Webinar-Datum minus 1 Tag]

Send reminder

Delay until: [Webinar-Datum minus 1 Stunde]

Send reminder with link

Delay until: [Webinar-Datum plus 2 Stunden]

Branch based on "Attended webinar" property

7. Customer Onboarding

Trigger: Deal-Stage = "Closed Won" Was passiert:

Deal gewonnen:
  → Lifecycle Stage = Customer
  → Willkommens-E-Mail senden
  → Task für CSM: "Kickoff planen"
  → Slack: #customer-success

Tag 3:
  → E-Mail: Erste Schritte Guide

Tag 7:
  → E-Mail: Feature Highlight 1

Tag 14:
  → Task: "Check-in Anruf"

Tag 30:
  → E-Mail: Feedback-Umfrage (NPS)

Setup:

Trigger: Deal stage = "Closed Won"

Actions wie oben beschrieben

Nutzen Sie "Delay" für zeitversetzte Aktionen

8. Automatische Kundensegmentierung

Trigger: Verschiedene Kriterien Was passiert:

Umsatz > 100.000€:
  → Segment = "Enterprise"
  → Owner = Senior Account Manager

Umsatz 10.000-100.000€:
  → Segment = "Mid-Market"

Umsatz < 10.000€:
  → Segment = "SMB"

Branche = "E-Commerce":
  → Tag: "E-Commerce"
  → In spezifische Nurturing-Liste

Setup:

Trigger: Property "Annual Revenue" is known

Branch by revenue ranges

Set segment property + assign owner

Enroll in relevant lists

9. Meeting-Nachbereitung

Trigger: Meeting über HubSpot gebucht (oder über Calendly Integration) Was passiert:

Meeting gebucht:
  → Bestätigung per E-Mail
  → Task für Owner: "Meeting vorbereiten"
  → LinkedIn-Profil des Kontakts checken (Manual Task)

1h vor Meeting:
  → Reminder an beide

Nach Meeting (automatisch erkannt):
  → Task: "Follow-up senden"
  → Delay 1 Tag
  → Automatische Follow-up E-Mail wenn kein manuelles

Setup:

Nutzen Sie HubSpot Meetings + Workflows:

Trigger: "Meeting activity" = Booked

Actions für Vorbereitung

Trigger: "Meeting outcome" = Completed

Actions für Nachbereitung

10. Churn-Prävention

Trigger: Warnsignale erkannt Warnsignale:

- Keine Login seit 14 Tagen
Support-Tickets > 3 in 30 Tagen
NPS Score < 7
Nutzung gesunken > 50%

Was passiert:

Warnsignal erkannt:
  → Property "Churn Risk" = High
  → CSM erhält Alert
  → Task: "Churn-Prevention Call"
  → Optional: Executive Sponsor informieren

Kein Engagement nach 7 Tagen:
  → Eskalation an Management

Setup:

Integrieren Sie Ihre Produktdaten (API/Zapier)

Trigger: "Churn Risk Score" > Threshold

Notify CSM + Create task

Delay 7 days

Branch: "Task completed?"

- Nein → Escalate

Fortgeschrittene Workflow-Techniken

Branches richtig nutzen

IF Contact property "Industry" = "E-Commerce"
  → Send E-Commerce specific email
ELIF Contact property "Industry" = "SaaS"
  → Send SaaS specific email
ELSE
  → Send generic email

Mehrere Trigger kombinieren

Trigger: ANY of the following:
  - Form submission: Contact Form
  - Form submission: Demo Form
  - Form submission: Pricing Form

Workflows mit Webhooks erweitern

Trigger: Deal stage = "Proposal Sent"
Action: Webhook to Make.com
  → Make.com erstellt Angebot in PandaDoc
  → PandaDoc sendet zur Unterschrift
  → Webhook zurück zu HubSpot: Deal → "Contract Sent"

Re-Enrollment-Logik

Standardmäßig durchläuft ein Kontakt einen Workflow nur einmal. Für wiederkehrende Aktionen:

Settings → Re-enrollment → Allow re-enrollment when:

• Contact property changes
• List membership changes
• Form submitted again

Best Practices

1. Naming Convention

[Typ] - [Ziel] - [Details]

Beispiele:
"Lead - Nurturing - Newsletter Signup"
"Customer - Onboarding - Enterprise"
"Sales - Notification - Hot Lead Alert"

2. Immer Goal setzen

Jeder Workflow sollte ein Goal haben (wann ist er erfolgreich?):

• Workflow Settings → Goal
• Kontakte die das Goal erreichen, verlassen den Workflow

3. Suppression Lists nutzen

Verhindern Sie, dass bestimmte Kontakte in Workflows kommen:

• Wettbewerber
• Interne E-Mails
• Unsubscribed Kontakte
• Bereits Kunden (für Lead-Workflows)

4. Testen vor Aktivierung

Test-Kontakt erstellen

Workflow auf "Test mode"

Durchlauf simulieren

Alle Pfade prüfen

Erst dann aktivieren

5. Performance monitoren

Regelmäßig checken:

• Enrollment Rate
• Conversion Rate (bei Goal)
• Email Open/Click Rates
• Workflow Errors

HubSpot + Make.com: Power-Kombination

Warum Make.com zusätzlich?

HubSpot Workflows sind mächtig, aber limitiert auf HubSpot. Mit Make.com können Sie:

• Externe APIs einbinden
• Komplexe Logik umsetzen
• Multi-App-Workflows bauen
• Daten transformieren

Beispiel: Automatische Angebotserstellung

HubSpot: Deal erreicht "Proposal" Stage
    → Webhook zu Make.com

Make.com:
    → Deal-Daten abrufen
    → Angebot in PandaDoc generieren
    → PDF an HubSpot-Deal anhängen
    → E-Mail mit Angebot an Kontakt

HubSpot: Deal-Property "Proposal Sent" = True

Checkliste: Workflows einrichten

Planung

Setup

Test

Go-Live

Fazit

HubSpot Workflows sind der Schlüssel zu skalierbarem Marketing und Sales. Mit den 10 Workflows aus diesem Artikel decken Sie die wichtigsten Anwendungsfälle ab:

Leads automatisch pflegen

Heiße Leads erkennen und benachrichtigen

Sales-Prozess automatisieren

Kunden erfolgreich onboarden

Churn verhindern

Starten Sie mit einem Workflow. Perfektionieren Sie ihn. Dann der nächste.

Weiterführende Artikel

• Marketing Automation für KMU: Starten ohne großes Budget
• Kundenservice automatisieren ohne Qualitätsverlust
• Zapier vs. Make vs. n8n: Welches Tool passt zu Ihnen?
• Workflow Automation: 15 Beispiele aus der Praxis

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