Make.com Agentur beauftragen: Kosten, Ablauf und Tipps fuer die richtige Wahl

Sie kennen Make.com. Vielleicht haben Sie schon erste Szenarien gebaut, ein Tutorial durchgearbeitet oder nutzen die Plattform bereits fuer einfache Workflows. Aber jetzt stehen Sie vor einem Projekt, das ueber Copy-Paste-Szenarien hinausgeht: komplexe Logik, mehrere Systeme, fehlerfreie Datenflows, die im Tagesgeschaeft zuverlaessig laufen muessen. Genau an diesem Punkt stellt sich die Frage: Brauche ich eine Make.com Agentur?

In diesem Artikel erfahren Sie, wann eine Make.com Beratung sinnvoll ist, was ein Make.com Partner in Deutschland konkret leistet, welche Kosten auf Sie zukommen und wie Sie den richtigen Dienstleister finden. Keine Theorie, sondern Praxis-Wissen fuer Ihre Entscheidung.

Wann brauchen Sie eine Make.com Agentur? (und wann nicht)

Nicht jedes Automatisierungsprojekt erfordert externe Hilfe. Bevor Sie Budget freigeben, sollten Sie ehrlich pruefen, wo Sie stehen.

Do-it-yourself reicht aus, wenn:

• Sie ein einzelnes Szenario mit 3-5 Modulen bauen wollen
• Die beteiligten Apps Standard-Integrationen in Make.com haben
• Kein Fehlerhandling fuer geschaeftskritische Prozesse noetig ist
• Sie Zeit haben, sich einzuarbeiten (rechnen Sie mit 20-40 Stunden)
• Es keine Anforderungen an Datenschutz-Dokumentation gibt

Eine Make.com Agentur lohnt sich, wenn:

• Mehrere Systeme integriert werden (CRM, ERP, Buchhaltung, Shop-System)
• Ihre Workflows geschaeftskritisch sind und ausfallsicher laufen muessen
• Sie Custom API-Anbindungen brauchen (z.B. an DATEV, SAP, Eigenentwicklungen)
• Fehlerhandling und Monitoring professionell aufgesetzt werden sollen
• Sie schnell live gehen wollen, statt wochen- oder monatelang zu experimentieren
• DSGVO-Konformitaet dokumentiert werden muss
• Das Projekt mehrere Abteilungen betrifft und Change Management noetig ist
• Sie bereits gescheiterte DIY-Versuche hinter sich haben

Faustregel: Wenn Sie mehr als 3 Apps verbinden, geschaeftskritische Daten fliessen oder Sie in weniger als 4 Wochen produktiv sein wollen, ist eine Make.com Agentur die bessere Wahl.

Was leistet eine Make.com Agentur?

Eine spezialisierte Make.com Beratung bietet weit mehr als nur das Zusammenklicken von Modulen. Hier ein Ueberblick der typischen Leistungen:

Beratung und Prozessanalyse

Bevor ueberhaupt ein Szenario gebaut wird, analysiert eine gute Agentur Ihre bestehenden Prozesse. Welche Ablaeufe sind automatisierbar? Wo liegt der groesste Hebel? Welche Systeme sind beteiligt?

• Ist-Analyse der aktuellen Workflows
• Soll-Konzept mit Automatisierungsarchitektur
• Tool-Empfehlung (ist Make.com ueberhaupt das richtige Tool oder waere n8n oder Zapier besser?)
• ROI-Prognose fuer die geplanten Automatisierungen (mehr dazu unter ROI berechnen)

Implementierung und Entwicklung

Das Kerngeschaeft jeder Make.com Agentur:

• Szenario-Entwicklung (von einfach bis hochkomplex)
• Custom API-Integrationen ueber HTTP-Module
• Daten-Mapping und Transformation (JSON, XML, CSV)
• Fehlerhandling-Logik (Retry, Fallback, Alerting)
• Webhooks und Echtzeit-Trigger
• Datenbankanbindungen (MySQL, PostgreSQL, Airtable)
• Custom Functions und JavaScript-Module

Betrieb und Wartung

Nach dem Go-Live hoert die Arbeit nicht auf:

• Monitoring-Dashboards fuer Ihre Szenarien
• Proaktive Fehlerbehebung bei API-Aenderungen
• Performance-Optimierung (Operations sparen = Kosten senken)
• Skalierung bei wachsendem Volumen
• Dokumentation aller Workflows

Schulung und Enablement

Gute Agenturen machen sich teilweise selbst ueberfluessig:

• Mitarbeiter-Schulungen fuer grundlegende Anpassungen
• Dokumentation zum Nachschlagen
• Best-Practice-Guides fuer Ihr Team
• Uebergabe-Workshops nach Projektabschluss

Typische Projektbeispiele

Was bauen Make.com Agenturen in der Praxis? Hier sind die haeufigsten Projekttypen:

Lead-Management und CRM-Automatisierung

Ausgangslage: Leads kommen ueber verschiedene Kanaele (Website-Formular, LinkedIn, Messe-App, E-Mail), werden manuell in HubSpot/Salesforce eingetragen und oft vergessen. Loesung mit Make.com:

• Automatische Lead-Erfassung aus allen Quellen
• Dublettencheck und Datenanreicherung
• Sofortiges Routing an den richtigen Vertriebsmitarbeiter
• Automatische Follow-up-Sequenz
• Reporting in Google Sheets oder BI-Tool

Typisches Projektvolumen: 3.000 - 8.000 EUR

E-Commerce-Automatisierung

Ausgangslage: Shopify/WooCommerce-Bestellungen muessen manuell in die Buchhaltung (lexoffice, DATEV) uebertragen werden, Versandlabels werden haendisch erstellt, Lagerbestaende stimmen nicht. Loesung mit Make.com:

• Bestellung -> Rechnung in Buchhaltung erstellen
• Automatischer Versandlabel-Druck
• Lagerbestandsabgleich zwischen Shop und Warenwirtschaft
• Tracking-Benachrichtigungen an Kunden
• Retouren-Workflow

Typisches Projektvolumen: 5.000 - 15.000 EUR

HR und Onboarding

Ausgangslage: Neue Mitarbeiter muessen in 8+ Systemen angelegt werden (Personio, Microsoft 365, Slack, Jira, Zutrittssystem, etc.). Dauert 2 Stunden pro Person, Fehler inklusive. Loesung mit Make.com:

• Ein Trigger in Personio startet den kompletten Onboarding-Prozess
• Accounts werden automatisch in allen Systemen erstellt
• Welcome-E-Mail mit allen Zugangsdaten
• Checkliste fuer Vorgesetzten
• Equipment-Bestellung ausgeloest

Typisches Projektvolumen: 4.000 - 10.000 EUR

Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung

Ausgangslage: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, werden manuell geprueft und in die Buchhaltung uebertragen. Bei 200+ Rechnungen pro Monat ein Vollzeitjob. Loesung mit Make.com:

• E-Mail-Eingang ueberwachen
• PDF-Extraktion (mit KI/OCR)
• Datenvalidierung und Abgleich mit Bestellungen
• Buchung in Buchhaltungssoftware
• Freigabe-Workflow bei Abweichungen

Typisches Projektvolumen: 5.000 - 12.000 EUR

Weitere Praxis-Beispiele finden Sie in unseren Showcases.

Kosten und Preismodelle

Die wichtigste Frage: Was kostet eine Make.com Agentur? Die Antwort haengt vom Preismodell und der Projektgroesse ab.

Ueberblick der Preismodelle

Kostenbeispiele aus der Praxis

Kleines Projekt (1-3 Szenarien):

• Kontaktformular -> CRM + E-Mail-Bestaetigung
• Zeitaufwand: 8-16 Stunden
• Kosten: 1.500 - 3.000 EUR

Mittleres Projekt (5-10 Szenarien):

• E-Commerce-Automatisierung (Bestellung -> Buchhaltung -> Versand)
• Zeitaufwand: 40-80 Stunden
• Kosten: 5.000 - 12.000 EUR

Grosses Projekt (10+ Szenarien):

• Komplettes CRM-Setup mit Lead-Scoring, Reporting, Multi-Channel
• Zeitaufwand: 80-200 Stunden
• Kosten: 12.000 - 30.000 EUR

Versteckte Kosten beachten

Neben dem Agentur-Honorar fallen weitere Kosten an:

• Make.com Lizenz: 9 - 299 EUR/Monat (je nach Plan und Operations)
• Drittanbieter-Tools: Manche Integrationen brauchen Zusatz-Tools (z.B. Parseur fuer PDF-Extraktion)
• Laufende Wartung: 2-5% der Projektkosten pro Monat
• Aenderungswuensche: Scope-Erweiterungen waehrend des Projekts

Tipp: Fragen Sie immer nach einem Gesamtkosten-Ueberblick fuer die ersten 12 Monate, inklusive Lizenzen und Wartung. So vergleichen Sie Angebote fair.

Wie Sie den Return on Investment berechnen, erklaeren wir detailliert im Artikel Automatisierung ROI berechnen.

Den richtigen Make.com Partner finden

Nicht jede Agentur, die Make.com anbietet, ist gleich gut. Hier sind die wichtigsten Kriterien fuer Ihre Auswahl.

Zertifizierungen und Partnerstatus

Make.com hat ein offizielles Partnerprogramm mit verschiedenen Stufen:

• Registered Partner: Grundlegende Kenntnisse, wenig Nachweis
• Silver/Gold Partner: Nachgewiesene Projekte und Kundenbewertungen
• Custom App Developer: Kann eigene Make.com-Apps entwickeln

Empfehlung: Mindestens Silver-Partner-Status oder nachweisbar 20+ abgeschlossene Make.com-Projekte.

Branchenexpertise pruefen

Eine Agentur, die Ihre Branche kennt, spart Ihnen Erklaerungszeit und kennt typische Fallstricke:

• Kennt die Agentur Ihre Tools? (DATEV, Personio, Shopify, etc.)
• Hat sie Referenzen in Ihrer Branche?
• Versteht sie Ihre Compliance-Anforderungen? (DSGVO, GoBD, etc.)

Technische Tiefe bewerten

Stellen Sie diese Fragen im Erstgespraech:

"Wie gehen Sie mit Fehlerhandling um?" - Gute Antwort: Retry-Logik, Dead-Letter-Queues, automatische Alerts. Schlechte Antwort: "Make.com macht das automatisch."

"Wie dokumentieren Sie Ihre Szenarien?" - Gute Antwort: Technische Dokumentation, Flussdiagramme, Namenskonventionen. Schlechte Antwort: "Die Szenarien sind selbsterklaerend."

"Was passiert, wenn eine API sich aendert?" - Gute Antwort: Monitoring, proaktive Anpassung, Versionierung. Schlechte Antwort: "Das kommt selten vor."

"Wie optimieren Sie Operations?" - Gute Antwort: Filter frueh setzen, Aggregatoren nutzen, unnoetige Module vermeiden. Schlechte Antwort: "Einfach ein groesseres Paket buchen."

Red Flags bei der Agenturauswahl

Vorsicht bei diesen Warnsignalen:

• Kein eigenes Portfolio oder Showcases
• Keine klare Methodik oder Projektablauf-Beschreibung
• Ungewoehnlich niedrige Preise (unter 50 EUR/h fuer DACH-Raum)
• Keine Erfahrung mit Fehlerhandling oder Monitoring
• Kein Angebot fuer Dokumentation oder Wissenstransfer
• "Wir koennen alles" ohne Spezialisierung
• Keine Referenzen oder Kundenstimmen

Checkliste: Agentur-Vergleich

Nutzen Sie diese Checkliste, um Angebote systematisch zu vergleichen:

Der typische Projektablauf

So laeuft ein Make.com-Projekt mit einer professionellen Agentur ab:

Phase 1: Discovery und Analyse (1-2 Wochen)

Was passiert:

• Kick-off-Meeting: Ziele, Stakeholder, Rahmenbedingungen
• Prozessaufnahme: Welche Ablaeufe sollen automatisiert werden?
• System-Landschaft: Welche Tools und APIs sind beteiligt?
• Priorisierung: Was bringt den groessten Quick Win?

Ihr Aufwand: 3-5 Stunden fuer Meetings und Zulieferung Ergebnis: Anforderungsdokument und Projektplan mit Kostenrahmen

Phase 2: Konzeption und Architektur (1 Woche)

Was passiert:

• Workflow-Design: Flussdiagramme fuer alle Szenarien
• Datenmodell: Welche Felder fliessen wohin?
• Fehlerhandling-Konzept: Was passiert bei Ausfaellen?
• Abnahme des Konzepts durch Sie

Ihr Aufwand: 2-3 Stunden fuer Review und Freigabe Ergebnis: Freigegebenes technisches Konzept

Phase 3: Implementierung (2-6 Wochen)

Was passiert:

• Szenario-Entwicklung in Make.com
• API-Anbindungen und Datenmapping
• Fehlerhandling einrichten
• Interne Tests durch die Agentur

Ihr Aufwand: 1-2 Stunden pro Woche fuer Rueckfragen und Zwischen-Reviews Ergebnis: Fertige Szenarien in einer Testumgebung

Phase 4: Testing und Abnahme (1-2 Wochen)

Was passiert:

• Gemeinsame Testlaeufe mit echten Daten
• Edge Cases und Fehlerfaelle durchspielen
• Performance-Check (Laufzeit, Operations-Verbrauch)
• Anpassungen nach Feedback
• Formale Abnahme

Ihr Aufwand: 3-5 Stunden fuer Tests und Feedback Ergebnis: Abgenommene, produktionsreife Szenarien

Phase 5: Go-Live und Hypercare (1-2 Wochen)

Was passiert:

• Produktivschaltung der Szenarien
• Monitoring der ersten Laeufe
• Schnelle Fehlerbehebung bei Problemen
• Feintuning basierend auf echten Daten

Ihr Aufwand: Verfuegbarkeit fuer Rueckfragen Ergebnis: Stabil laufende Automatisierung

Phase 6: Uebergabe und Schulung

Was passiert:

• Dokumentation uebergeben
• Schulung fuer Ihr Team (Basics: Status pruefen, einfache Anpassungen)
• Support-Vereinbarung fuer die Zukunft
• Optimierungsempfehlungen fuer Phase 2

Ihr Aufwand: 2-4 Stunden fuer Schulung Ergebnis: Sie sind eigenstaendig handlungsfaehig

Zeitlicher Gesamtueberblick

Make.com vs. andere Plattformen: Brauchen Sie wirklich Make?

Bevor Sie eine Make.com Agentur beauftragen, stellen Sie sicher, dass Make.com das richtige Tool fuer Ihr Vorhaben ist. Eine gute Agentur beratet Sie hier ehrlich.

Einen ausfuehrlichen Vergleich finden Sie in unserem Artikel Zapier vs. Make vs. n8n.

Kurzempfehlung:

• Make.com ist ideal fuer mittelkomplexe bis komplexe Workflows mit vielen Verzweigungen
• Zapier ist besser fuer sehr einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindungen
• n8n ist die Wahl bei maximaler Kontrolle und Self-Hosting-Anforderung

FAQ: Haeufige Fragen zur Make.com Agentur

Was kostet eine Make.com Agentur pro Stunde?

Im DACH-Raum liegen die Stundensaetze typischerweise zwischen 80 und 180 EUR netto. Spezialisierte Make.com-Agenturen mit nachgewiesener Expertise und Partnerstatus bewegen sich eher im Bereich von 120 bis 160 EUR pro Stunde. Offshore-Anbieter bieten niedrigere Saetze, bringen aber oft Herausforderungen bei Kommunikation, DSGVO-Konformitaet und Branchenverstaendnis mit sich.

Wie lange dauert ein typisches Make.com-Projekt?

Kleine Projekte (1-3 Szenarien) sind in 3-4 Wochen abgeschlossen. Mittlere Projekte (5-10 Szenarien) benoetigen 7-8 Wochen. Grosse Projekte mit 10+ Szenarien und komplexen Integrationen dauern 10-16 Wochen. Der groesste Zeitfaktor ist oft nicht die Implementierung, sondern die Abstimmung und das Testing.

Kann ich nach dem Projekt selbst Anpassungen vornehmen?

Ja, das sollte sogar das Ziel sein. Eine gute Make.com Agentur dokumentiert alle Szenarien und schult Ihr Team in grundlegenden Anpassungen (z.B. Filter aendern, neue Felder mappen, Szenarien ein-/ausschalten). Fuer groessere Aenderungen oder neue Szenarien koennen Sie dann punktuell auf die Agentur zurueckgreifen.

Brauche ich eine Agentur oder reicht ein Freelancer?

Beides kann funktionieren. Freelancer sind oft guenstiger (60-120 EUR/h) und flexibler, haben aber Risiken bei Ausfaellen (Urlaub, Krankheit) und begrenzter Kapazitaet. Agenturen bieten Vertretungsregelungen, breitere Expertise und strukturiertere Prozesse, kosten aber mehr. Fuer geschaeftskritische Projekte empfehlen wir eine Agentur mit mindestens 2-3 Make.com-Spezialisten.

Was passiert, wenn Make.com fuer mein Vorhaben nicht geeignet ist?

Eine serioeser Make.com Partner wird Ihnen das ehrlich sagen. Manche Anforderungen (z.B. Echtzeit-Verarbeitung von Millionen Datensaetzen, hochkomplexe Berechnungen oder spezielle Compliance-Anforderungen) sind mit anderen Tools besser bedient. Gute Agenturen kennen auch Alternativen wie n8n, Zapier oder Custom-Entwicklung und beraten Sie plattformuebergreifend. Mehr dazu in unserem Plattformvergleich.

Muss ich meine bestehenden Workflows abschalten, waehrend die Agentur arbeitet?

Nein. Eine professionelle Agentur arbeitet in einer separaten Testumgebung oder baut neue Szenarien parallel auf. Die Umschaltung erfolgt erst nach erfolgreichem Testing. So laeuft Ihr Tagesgeschaeft unterbrechungsfrei weiter.

Wie finde ich heraus, ob mein Prozess automatisierbar ist?

Grundsaetzlich ist jeder regelbasierte, repetitive Prozess automatisierbar. Wenn Sie eine Taetigkeit mit einer Checkliste beschreiben koennen, kann Make.com sie wahrscheinlich uebernehmen. Die meisten Agenturen bieten ein kostenloses oder guenstiges Erstgespraech an, in dem sie Ihre Prozesse auf Automatisierungspotenzial pruefen. Lesen Sie dazu auch unseren Grundlagenartikel Was ist Prozessautomatisierung?.

Naechste Schritte: So starten Sie Ihr Make.com-Projekt

Sie haben jetzt das Wissen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Hier ist Ihr Fahrplan:

Prozesse identifizieren: Welche 3 Ablaeufe kosten Sie am meisten Zeit oder Nerven?

Quick Win waehlen: Starten Sie mit dem Prozess, der den klarsten ROI hat

Budget festlegen: Rechnen Sie mit 3.000 - 10.000 EUR fuer ein solides Startprojekt

Agentur kontaktieren: Nutzen Sie die Checkliste oben fuer Ihre Auswahl

Erstgespraech fuehren: Die meisten Agenturen beraten 30-60 Minuten kostenlos

Sie wollen direkt loslegen? Wir sind spezialisierte Make.com Partner und helfen deutschen Unternehmen, ihre Prozesse zu automatisieren. Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb. Kostenloses Erstgespraech vereinbaren - Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen Ihnen, welche Automatisierungen den groessten Hebel haben. Unverbindlich und konkret.