Automatisierung ROI berechnen: Formel + Excel-Template

"Lohnt sich Automatisierung?" ist die falsche Frage. Die richtige: "Wie viel bringt Automatisierung konkret?" In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den ROI (Return on Investment) für Automatisierungsprojekte berechnen – mit Formeln, Beispielen und einer Vorlage zum Download. Falls Sie noch klären möchten, was Prozessautomatisierung eigentlich ist, starten Sie dort.

Die ROI-Grundformel

ROI = (Nutzen - Kosten) / Kosten × 100%

Beispiel:

• Nutzen: 50.000€/Jahr
• Kosten: 10.000€
• ROI = (50.000 - 10.000) / 10.000 × 100% = 400%

Klingt einfach. Die Herausforderung: Nutzen und Kosten richtig ermitteln.

Teil 1: Die Kosten erfassen

Einmalige Kosten

Laufende Kosten

Versteckte Kosten (oft vergessen)

Einen umfassenden Überblick aller Kostenfaktoren finden Sie in unserem Artikel Prozessautomatisierung Kosten: Was Sie wirklich investieren müssen.

• Opportunitätskosten: Was hätten Sie sonst mit der Zeit gemacht?
• Change Management: Zeit für Umstellung der Mitarbeiter
• Risiko-Puffer: 10-20% für Unvorhergesehenes

Teil 2: Den Nutzen quantifizieren

Direkte Zeitersparnis

Formel:

Zeitersparnis = (Zeit vorher - Zeit nachher) × Häufigkeit × Stundensatz

Beispiel: Rechnungsverarbeitung

Vorher: 10 Minuten pro Rechnung
Nachher: 2 Minuten (nur Prüfung)
Ersparnis: 8 Minuten = 0,133 Stunden
Rechnungen/Monat: 200
Stundensatz: 40€

Monatliche Ersparnis = 0,133h × 200 × 40€ = 1.064€
Jährliche Ersparnis = 12.768€

Fehlerreduzierung

Formel:

Ersparnis = Fehlerquote × Anzahl × Kosten pro Fehler

Beispiel: Dateneingabe

Fehlerquote vorher: 5%
Fehlerquote nachher: 0,5%
Reduktion: 4,5%
Datensätze/Monat: 1.000
Kosten pro Fehler: 20€ (Korrekturzeit)

Monatliche Ersparnis = 4,5% × 1.000 × 20€ = 900€
Jährliche Ersparnis = 10.800€

Schnellere Reaktionszeiten

Beispiel: Lead-Response-Time

Vorher: 24 Stunden durchschnittlich
Nachher: 5 Minuten (automatisch)

Forschung zeigt: Lead-Conversion sinkt um 80% nach 1 Stunde
Annahme: 10% mehr Conversions durch schnellere Response

Leads/Monat: 100
Durchschn. Deal-Wert: 5.000€
Conversion-Steigerung: 10%

Zusätzlicher Umsatz = 100 × 5.000€ × 10% × 20% (Marge) = 10.000€/Monat

Skalierung ohne Personalaufbau

Formel:

Ersparnis = Vermiedene Neueinstellungen × (Gehalt + Nebenkosten)

Beispiel:

Wachstum: 50% mehr Bestellungen
Ohne Automation: 1 zusätzliche Person nötig
Mit Automation: Gleiche Team-Größe

Kosten Neueinstellung: 50.000€/Jahr (inkl. Nebenkosten)
Ersparnis: 50.000€/Jahr

Qualitative Benefits (schwer messbar, aber real)

• Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger monotone Arbeit
• Kundenzufriedenheit: Schnellerer, konsistenterer Service
• Compliance: Weniger Risiko für Strafen
• Wettbewerbsvorteil: Schneller als die Konkurrenz

Tipp: Qualitative Benefits als "Bonus" betrachten, nicht in Hauptrechnung einbeziehen.

Teil 3: Die vollständige ROI-Berechnung

Beispiel: Automatisierte Lead-Qualifizierung

Ausgangssituation:

• 500 Leads/Monat
• 2 Vertriebsmitarbeiter qualifizieren manuell
• 15 Minuten pro Lead
• Stundensatz: 50€

Kosten vorher:

500 Leads × 15 Min × 50€/h = 6.250€/Monat = 75.000€/Jahr

Investition Automatisierung:

Einmalig:
Make.com Setup: 0€
Implementierung: 5.000€
Training: 500€
= 5.500€


Laufend:
Make.com Pro: 50€/Monat
Wartung (2h/Monat × 50€): 100€/Monat
= 150€/Monat = 1.800€/Jahr

Kosten nachher:

500 Leads × 2 Min (Prüfung) × 50€/h = 833€/Monat = 10.000€/Jahr
+ 1.800€ laufende Kosten
= 11.800€/Jahr

ROI-Berechnung:

Jährliche Ersparnis = 75.000€ - 11.800€ = 63.200€
Einmalige Investition = 5.500€
Laufende Kosten = 1.800€/Jahr

Jahr 1:
Nutzen = 63.200€
Kosten = 5.500€ + 1.800€ = 7.300€
ROI Jahr 1 = (63.200€ - 7.300€) / 7.300€ × 100% = 766%

Ab Jahr 2:
Nutzen = 63.200€
Kosten = 1.800€
ROI ab Jahr 2 = (63.200€ - 1.800€) / 1.800€ × 100% = 3.411%

Break-even:

5.500€ / (5.267€/Monat) = 1,04 Monate

Nach gut einem Monat hat sich die Investition amortisiert.

Teil 4: Die Berechnungsvorlage

Schritt 1: Prozess-Daten erfassen

PROZESS: _________________________

AKTUELLER ZUSTAND:
Häufigkeit (pro Monat): ___________
Zeitaufwand pro Durchgang: ________ Minuten
Beteiligte Personen: ______________
Durchschnittlicher Stundensatz: ____€
Fehlerquote: ________%
Kosten pro Fehler: ________€

NACH AUTOMATISIERUNG (Schätzung):
Verbleibender Zeitaufwand: ________ Minuten
Erwartete Fehlerquote: ________%

Schritt 2: Kosten erfassen

EINMALIGE KOSTEN:
Tool-Setup:              ________€
Externe Implementierung: ________€
Interne Zeit: _____h × __€/h = ________€
Training:                ________€
Puffer (15%):            ________€
─────────────────────────────────
SUMME EINMALIG:          ________€

LAUFENDE KOSTEN (pro Jahr):
Software-Lizenz: ____€ × 12 = ________€
Hosting:         ____€ × 12 = ________€
Wartung:      ___h × ___€/h = ________€
Support:                      ________€
─────────────────────────────────────
SUMME LAUFEND:               ________€/Jahr

Schritt 3: Nutzen berechnen

ZEITERSPARNIS:
Zeit vorher: ____Min × ____Durchgänge = ____h/Monat
Zeit nachher: ____Min × ____Durchgänge = ____h/Monat
Ersparnis: ____h/Monat × ____€/h = ________€/Monat
                                  = ________€/Jahr

FEHLERREDUKTION:
Fehler vorher: ___% × ____Durchgänge = ____Fehler/Monat
Fehler nachher: ___% × ____Durchgänge = ____Fehler/Monat
Reduktion: ____Fehler × ____€ = ________€/Monat
                               = ________€/Jahr

WEITERE BENEFITS:
Skalierung vermeidet Einstellung: ________€/Jahr
Sonstiges: ________€/Jahr

─────────────────────────────────────────────
GESAMTNUTZEN PRO JAHR:         ________€

Schritt 4: ROI berechnen

JAHR 1:
Nutzen:               ________€
Einmalige Kosten:   ________€
Laufende Kosten:    ________€
─────────────────────────────

= Netto-Nutzen:       ________€

ROI Jahr 1 = Netto-Nutzen / Gesamtkosten × 100% = _______%

AB JAHR 2:
Nutzen:               ________€
Laufende Kosten:    ________€
─────────────────────────────

= Netto-Nutzen:       ________€

ROI ab Jahr 2 = Netto-Nutzen / Laufende Kosten × 100% = _______%

BREAK-EVEN:
Einmalige Kosten / Monatlicher Netto-Nutzen = ______ Monate

Teil 5: Typische ROI-Werte

Benchmark nach Prozesstyp

Wann sich Automatisierung NICHT lohnt

ROI < 100%: Kritisch hinterfragen
ROI < 50%: Wahrscheinlich nicht sinnvoll
Break-even > 24 Monate: Hohes Risiko

Automatisierung lohnt sich weniger bei:

• Seltenen Prozessen (<10x/Monat)
• Hochvariablen Prozessen
• Prozessen die sich bald ändern
• Sehr günstiger manueller Arbeit

Teil 6: Häufige Fehler

1. Nur direkte Kosten betrachten

Falsch: "Make.com kostet 50€/Monat, das ist günstig" Richtig: + Implementierung + Wartung + Opportunitätskosten

2. Zeitersparnis überschätzen

Falsch: "Der Prozess dauert 30 Minuten → spart 30 Minuten" Richtig: Wie viel davon ist wirklich automatisierbar? Oft nur 60-80%.

3. Einarbeitungszeit vergessen

Die ersten Wochen nach Go-Live sind oft langsamer, nicht schneller.

4. Qualitative Benefits als harte Zahlen

Falsch: "Bessere Kundenzufriedenheit = 50.000€" Richtig: Qualitative Benefits separat listen, nicht in ROI einrechnen.

5. Skalierungseffekte ignorieren

Automatisierung wird wertvoller bei Wachstum. Bei statischem Volumen: ROI bleibt gleich. Bei Wachstum: ROI steigt.

Teil 7: Wie Sie die Zahlen intern verkaufen

Die 3-Zeilen-Zusammenfassung

"Automatisierung der Rechnungsverarbeitung:
Investition: 7.500€ einmalig + 150€/Monat
Ersparnis: 65.000€ pro Jahr
Break-even: 6 Wochen"

Vergleich mit Alternative

OPTION A: Weitermachen wie bisher
Kosten: 75.000€/Jahr
Kapazität: Am Limit
Risiko: Bei Wachstum neue Stelle nötig

OPTION B: Automatisierung
Investition: 7.500€ einmalig
Kosten: 12.000€/Jahr (inkl. Software + Wartung)
Kapazität: 3x aktuelles Volumen
Ersparnis Jahr 1: 55.500€
Ersparnis Jahr 2+: 63.000€

Konservative vs. optimistische Schätzung

SZENARIO     | ERSPARNIS | ROI    | BREAK-EVEN
─────────────┼───────────┼────────┼───────────
Konservativ  | 40.000€   | 430%   | 3 Monate
Realistisch  | 55.000€   | 630%   | 2 Monate
Optimistisch | 70.000€   | 830%   | 6 Wochen

Weiterführende Artikel

• Prozessautomatisierung Kosten: Der vollständige Überblick
• Digitale Transformation im Mittelstand: Wo anfangen?
• Prozessautomatisierung beauftragen: Wann lohnt sich eine Agentur?

Fazit

ROI-Berechnung für Automatisierung ist keine Raketenwissenschaft:

Kosten: Einmalig + Laufend + Versteckte

Nutzen: Zeit × Häufigkeit × Stundensatz + Fehlerreduktion

ROI: (Nutzen - Kosten) / Kosten

Die meisten Automatisierungsprojekte haben einen ROI von 200-500% im ersten Jahr. Das bedeutet: Für jeden investierten Euro bekommen Sie 2-5 Euro zurück.

Der schwierige Teil ist nicht die Berechnung – es ist das Anfangen.

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