Process Mapping: Der komplette Guide für Einsteiger (2026)

Process Mapping – oder auf Deutsch Prozessmapping – ist der erste Schritt zu effizienteren Arbeitsabläufen. Bevor Sie automatisieren können, müssen Sie verstehen, was Sie automatisieren. In diesem Guide lernen Sie, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse systematisch erfassen und visualisieren. Ergänzend dazu empfehlen wir unseren Artikel über Prozessoptimierung-Methoden.

Was ist Process Mapping?

Process Mapping ist die visuelle Darstellung eines Arbeitsablaufs von Anfang bis Ende. Es zeigt:

• Welche Schritte in welcher Reihenfolge ablaufen
• Wer für welchen Schritt verantwortlich ist
• Welche Entscheidungen getroffen werden
• Wo Daten fließen
• Wo Engpässe und Probleme entstehen

Warum ist das wichtig?

Ohne klare Prozessdokumentation passiert Folgendes:

• Wissen steckt in einzelnen Köpfen
• Fehler werden wiederholt
• Einarbeitung dauert ewig
• Automatisierung scheitert
• Ineffizienzen bleiben unsichtbar

Die 5 wichtigsten Process Mapping Methoden

1. Flowchart (Flussdiagramm)

Die klassische Methode mit standardisierten Symbolen:

• Oval: Start/Ende
• Rechteck: Aktivität/Aufgabe
• Raute: Entscheidung (Ja/Nein)
• Pfeil: Ablaufrichtung
• Parallelogramm: Daten-Input/Output

Beste für: Einfache, lineare Prozesse

2. Swimlane-Diagramm

Erweitert das Flowchart um horizontale oder vertikale "Bahnen", die Verantwortlichkeiten zeigen.

| Vertrieb     | [Lead kommt rein] --> [Qualifizierung] -------->|
| Marketing    |                                    [Nurturing] --->|
| Sales        |                        [Angebot erstellen] --> [Abschluss]

Beste für: Prozesse mit mehreren Abteilungen/Personen

3. BPMN (Business Process Model and Notation)

Der Industriestandard für komplexe Geschäftsprozesse:

• Standardisierte Notation
• Software-kompatibel
• Detaillierte Ereignisse und Gateways
• International anerkannt

Beste für: Unternehmensweite Prozessdokumentation, IT-Integration

4. Value Stream Mapping

Fokussiert auf Wertschöpfung und Verschwendung:

• Unterscheidet wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Aktivitäten
• Misst Durchlaufzeiten
• Identifiziert Wartezeiten
• Stammt aus Lean Management

Beste für: Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung

5. SIPOC-Diagramm

High-Level-Übersicht eines Prozesses:

• Supplier: Wer liefert Input?
• Input: Was wird benötigt?
• Process: Was passiert (3-7 Schritte)?
• Output: Was kommt raus?
• Customer: Wer erhält das Ergebnis?

Beste für: Erste Prozessübersicht, Stakeholder-Kommunikation

Process Mapping in 6 Schritten

Schritt 1: Prozess auswählen

Beginnen Sie mit einem Prozess, der:

• Häufig durchgeführt wird
• Probleme verursacht
• Mehrere Personen betrifft
• Verbesserungspotenzial hat

Beispiele für erste Prozesse:

• Rechnungsfreigabe
• Urlaubsantrag
• Kundenanfrage bearbeiten
• Neukunden-Onboarding

Schritt 2: Stakeholder identifizieren

Wer ist am Prozess beteiligt?

• Prozessverantwortlicher
• Ausführende Mitarbeiter
• Empfänger des Ergebnisses
• Genehmigende Personen

Wichtig: Sprechen Sie mit ALLEN Beteiligten, nicht nur mit Führungskräften.

Schritt 3: Ist-Prozess erfassen

Dokumentieren Sie, wie der Prozess WIRKLICH abläuft – nicht wie er ablaufen sollte.

Interview-Fragen:

Was ist der Auslöser für diesen Prozess?

Was ist Ihr erster Schritt?

Was passiert danach?

Welche Entscheidungen treffen Sie?

Welche Tools/Systeme nutzen Sie?

Was sind häufige Probleme?

Wie lange dauert jeder Schritt?

Was passiert am Ende?

Schritt 4: Prozess visualisieren

Erstellen Sie das Diagramm:

Start-Event definieren

Schritte in Reihenfolge anordnen

Entscheidungspunkte markieren

Verantwortlichkeiten zuordnen

Systeme/Tools annotieren

End-Event definieren

Schritt 5: Validieren

Gehen Sie das Diagramm mit allen Beteiligten durch:

• Stimmt die Reihenfolge?
• Fehlen Schritte?
• Sind die Verantwortlichkeiten korrekt?
• Gibt es Ausnahmen?

Schritt 6: Optimierungspotenziale identifizieren

Für eine datengetriebene Analyse Ihrer Prozesse kann Process Mining eine wertvolle Ergänzung zum manuellen Mapping sein.

Suchen Sie nach:

• Wartezeiten: Wo liegt der Prozess still?
• Doppelarbeit: Wird etwas mehrfach gemacht?
• Medienbrüche: Wo wird zwischen Systemen gewechselt?
• Manuelle Schritte: Was könnte automatisiert werden?
• Engpässe: Wo staut es sich?
• Fehlerquellen: Wo passieren häufig Fehler?

Kostenlose Tools für Process Mapping

Für Einsteiger

Für Fortgeschrittene

Process Mapping Template

Hier ein einfaches Template für Ihren ersten Prozess:

PROZESS: [Name des Prozesses]
DATUM: [Erstellungsdatum]
VERSION: [1.0]
VERANTWORTLICH: [Name]

TRIGGER: [Was löst den Prozess aus?]

SCHRITTE:
[Wer] [macht was] [in welchem System]
   → Dauer: [X Minuten]
   → Output: [Was entsteht]

[Wer] [macht was] [in welchem System]
   → Dauer: [X Minuten]
   → Output: [Was entsteht]

ENTSCHEIDUNG: [Frage]
   → Ja: Gehe zu Schritt X
   → Nein: Gehe zu Schritt Y

[...]

ENDE: [Was ist das Ergebnis?]

PROBLEME/NOTIZEN:
[Bekannte Probleme]
[Verbesserungsideen]

Häufige Fehler beim Process Mapping

1. Zu viel Detail am Anfang

Starten Sie mit dem Big Picture, dann zoomen Sie rein.

2. Soll-Prozess statt Ist-Prozess

Dokumentieren Sie erst die Realität, dann optimieren Sie.

3. Nur eine Perspektive

Fragen Sie alle Beteiligten, nicht nur den Chef.

4. Keine Aktualisierung

Prozesse ändern sich – Ihre Dokumentation sollte es auch.

5. Zu komplexe Notation

BPMN ist mächtig, aber nicht immer nötig. Keep it simple.

Von der Prozessmap zur Automatisierung

Ein gut dokumentierter Prozess ist die Basis für Automatisierung. Nach dem Mapping fragen Sie sich:

Kann dieser Schritt automatisiert werden?

• Regelbasiert? → Automatisierbar
• Immer gleich? → Automatisierbar
• Daten von A nach B? → Automatisierbar
• Kreative Entscheidung? → Nicht automatisierbar
• Menschliche Interaktion nötig? → Teilweise automatisierbar

Automatisierungspotenzial nach Prozesstyp:

Weiterführende Artikel

• Prozessoptimierung-Methoden: Die besten Ansätze im Vergleich
• Process Mining: Prozesse datenbasiert analysieren
• Was ist Prozessautomatisierung? – Von der Theorie zur Praxis
• Workflow-Automatisierung: Konkrete Beispiele aus der Praxis

Nächste Schritte

Sie haben Ihre Prozesse gemappt und wollen automatisieren?

Priorisieren Sie Prozesse nach Aufwand und Nutzen

Wählen Sie das richtige Automatisierungstool

Starten Sie mit einem Pilotprojekt

Skalieren Sie erfolgreiche Automatisierungen

Process Mapping ist der erste Schritt. Der zweite ist die Umsetzung. Wir helfen Ihnen dabei, vom Diagramm zur funktionierenden Automatisierung zu kommen.