Personio Automatisierung: HR-Prozesse mit n8n und Make.com verbinden

Personio ist das führende HR-System im deutschen Mittelstand. Doch viele Unternehmen schöpfen das Potenzial nicht aus: Daten werden manuell zwischen Personio und anderen Systemen übertragen, Onboarding-Checklisten in Excel gepflegt, und IT-Tickets per E-Mail erstellt. In diesem Guide zeigen wir, wie Sie Personio mit Workflow-Automatisierung auf das nächste Level heben.

Warum Personio automatisieren?

Typische Zeitfresser in HR-Abteilungen: Potenzielle Einsparung: Bei 50 Neueinstellungen/Jahr und 200 Mitarbeitern sparen Sie 300+ Stunden jährlich.

Personio API: Die technische Grundlage

Personio bietet eine REST-API mit vier Hauptbereichen:

Verfügbare API-Endpunkte

API-Zugang einrichten

In Personio: Einstellungen → Integrationen → API-Zugangsdaten

Client ID und Client Secret generieren

Berechtigungen für benötigte Endpunkte vergeben

Wichtig: Vergeben Sie nur die minimal notwendigen Berechtigungen (Principle of Least Privilege).

Die 10 wichtigsten Personio-Automatisierungen

1. Automatisches Onboarding

Einen ausführlichen Leitfaden finden Sie in unserem Artikel HR Onboarding automatisieren.

Trigger: Neuer Mitarbeiter in Personio angelegt Aktionen:

• Google Workspace / Microsoft 365 Account erstellen
• Slack-Einladung senden
• IT-Ticket in Jira erstellen
• Onboarding-Aufgaben in Asana/Monday anlegen
• Willkommens-E-Mail versenden
• Hardware-Bestellung auslösen

Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Neueinstellung

Workflow-Ablauf:
Personio (Neuer MA) → Daten extrahieren → Parallel:
  ├→ Google Workspace Account
  ├→ Slack Einladung
  ├→ Jira IT-Ticket
  └→ E-Mail an Führungskraft

2. Automatisches Offboarding

Trigger: Austrittsdatum erreicht oder Kündigung eingetragen Aktionen:

• Alle Accounts deaktivieren (Google, Slack, etc.)
• Hardware-Rückgabe-Ticket erstellen
• Wissenstransfer-Aufgaben anlegen
• Exit-Interview planen
• Zeugnis-Reminder setzen

Risikominimierung: Keine vergessenen Accounts, keine Sicherheitslücken

3. DATEV-Synchronisation

Trigger: Gehaltsänderung, Adressänderung, Neueintritt Aktionen:

• Daten formatieren (DATEV-Format)
• An DATEV Unternehmen Online übertragen
• Bestätigung protokollieren

Vorteil: Keine doppelte Datenpflege, weniger Fehler in der Lohnabrechnung

4. Urlaubsanträge zu Kalendern

Trigger: Urlaubsantrag genehmigt Aktionen:

• Team-Kalender (Google/Outlook) aktualisieren
• Slack-Channel informieren
• Vertretungsregelung aktivieren
• Confluence/Notion aktualisieren

5. Krankmeldungs-Workflow

Trigger: Krankmeldung in Personio Aktionen:

• Führungskraft benachrichtigen
• Team-Kalender blockieren
• Bei >3 Tagen: Erinnerung für AU-Bescheinigung
• Rückkehr-Check nach Ende

6. Geburtstags-Bot

Trigger: Täglich um 8:00 Uhr Aktionen:

• Personio nach heutigen Geburtstagen prüfen
• Slack-Nachricht im Team-Channel
• Optional: Geschenk-Gutschein versenden

7. Probezeit-Reminder

Trigger: 2 Wochen vor Probezeitende Aktionen:

• Führungskraft erinnern
• Feedback-Formular senden
• Termin für Gespräch vorschlagen
• HR informieren

8. Jubiläums-Tracking

Trigger: Monatlicher Check Aktionen:

• Kommende Jubiläen identifizieren
• Geschäftsführung informieren
• Urkunden/Geschenke vorbereiten

9. Bewerbungs-Pipeline

Trigger: Neue Bewerbung in Personio Recruiting Aktionen:

• Eingangsbestätigung senden
• Lebenslauf mit KI analysieren
• Scoring durchführen
• Bei Match: Automatisch Termin vorschlagen

10. Zeiterfassungs-Alerts

Trigger: Fehlende Zeiterfassung am Monatsende Aktionen:

• Mitarbeiter erinnern
• Eskalation an Führungskraft nach 2 Tagen
• HR-Report erstellen

Schritt-für-Schritt: Onboarding-Workflow mit n8n

Voraussetzungen

• n8n Installation (Cloud oder Self-Hosted)
• Personio API-Zugang
• Ziel-System-Zugänge (Google, Slack, etc.)

Workflow erstellen

Schritt 1: Personio-Trigger einrichten

Da Personio keine nativen Webhooks bietet, nutzen wir Polling:

Schedule Trigger: Alle 5 Minuten

Personio Node: GET /employees

Filter: Nur Mitarbeiter mit Startdatum = heute

Schritt 2: Daten aufbereiten

// Beispiel: Daten für Google Workspace formatieren
{
  "email": ${item.first_name.toLowerCase()}.${item.last_name.toLowerCase()}@firma.de,
  "firstName": item.first_name,
  "lastName": item.last_name,
  "department": item.department,
  "manager": item.supervisor_email
}

Schritt 3: Accounts erstellen

Parallel ausführen:

• Google Admin API → User erstellen
• Slack API → Invite senden
• Jira API → Ticket erstellen

Schritt 4: Benachrichtigung

• E-Mail an neuen Mitarbeiter mit Zugangsdaten
• Slack-Nachricht an Team
• Zusammenfassung an HR

Schritt-für-Schritt: Personio mit Make.com verbinden

Make.com Szenario erstellen

Schritt 1: Trigger wählen

• Personio Modul → Watch Employees
• Oder: Webhook + Personio HTTP Request

Schritt 2: Router für Parallelisierung

• Pfad 1: IT-Systeme
• Pfad 2: Kommunikation
• Pfad 3: Dokumentation

Schritt 3: Module verbinden

• Google Workspace → Create User
• Slack → Send Message
• Jira → Create Issue

Tipp: Make.com hat native Personio-Module, was die Einrichtung vereinfacht.

Best Practices für Personio-Automatisierung

1. Datenschutz beachten

• Nur notwendige Daten verarbeiten
• Logging minimieren (keine Gehaltsdaten in Logs)
• Zugriffsrechte regelmäßig prüfen

2. Fehlerbehandlung einbauen

• Was passiert, wenn Google Account-Erstellung fehlschlägt?
• Retry-Logik implementieren
• HR bei Fehlern benachrichtigen

3. Testen vor Go-Live

• Testmitarbeiter anlegen
• Alle Pfade durchspielen
• Edge Cases prüfen (Sonderzeichen im Namen, etc.)

4. Dokumentation

• Workflow-Dokumentation pflegen
• Ansprechpartner definieren
• Änderungen protokollieren

Häufige Fehler vermeiden

Kosten-Nutzen-Rechnung

Investition: Einsparung: ROI: Nach 3-4 Monaten amortisiert

Erweiterte Integrationen

Personio + DATEV

Automatische Lohnbuchhaltungs-Synchronisation

Personio + SAP SuccessFactors

Enterprise HR-Integration für Konzerne

Personio + BambooHR

Migration oder Parallelbetrieb

Personio + Greenhouse

Recruiting-Pipeline verbinden

Fazit

Personio-Automatisierung ist kein Luxus, sondern Notwendigkeit für moderne HR-Abteilungen. Mit n8n oder Make.com können Sie in wenigen Tagen Workflows implementieren, die Hunderte Stunden pro Jahr einsparen.

Nächste Schritte

Prozess-Audit – Welche HR-Prozesse sind am zeitaufwändigsten?

Quick Win identifizieren – Starten Sie mit Onboarding oder Offboarding

Pilotprojekt – Einen Workflow implementieren und testen

Skalieren – Weitere Prozesse automatisieren

Weiterführende Artikel

• HR Onboarding automatisieren: Checkliste + Workflow-Vorlage
• Automatisierung für Personaldienstleister
• Workflow Automation: 15 Beispiele aus der Praxis

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