Prozessautomatisierung im MittelstandArbeit, die sich von selbst erledigt.
Rechnungen prüfen, Mahnungen schreiben, neue Kollegen einrichten: Im Automation Showroom laufen 20 Abläufe als Demo durch, Schritt für Schritt. Schauen Sie zu.
- Eingangskanal
- Datenextraktion
- Bestellabgleich
- Klärungs-Workflow
- KI-Kontenvorschlag
- Freigabe-Kaskade (hier entscheidet ein Mensch)
- Skonto-Alarm
Vieles im Büro läuft jedes Mal nach denselben Regeln. Was Regeln folgt, kann Software erledigen. Wo ein Urteil gebraucht wird, entscheidet weiter ein Mensch.
So funktioniert es
Jeder automatisierte Ablauf besteht aus vier Teilen.
Auslöser
Etwas passiert: Eine Rechnung kommt per E-Mail, ein Vertrag wird unterschrieben, ein Kunde schreibt. Das startet den Ablauf, niemand muss daran denken.
Schritte
Software erledigt, was jedes Mal gleich ist: Daten auslesen, mit der Bestellung abgleichen, ins System eintragen, Bescheid geben.
Entscheidung
Wo ein Urteil nötig ist, hält der Ablauf an und legt einem Menschen alles fertig vor. Freigeben dauert dann Sekunden statt Minuten.
Ergebnis
Am Ende ist gebucht, versendet oder abgelegt, und jeder Schritt ist protokolliert. Nachvollziehbar, auch ein Jahr später.
Der Showroom
20 automatisierte Abläufe zum Anschauen.
Aus Buchhaltung, Vertrieb, Service und Personal. Jeder zeigt, was vorher Handarbeit war, wie er jetzt läuft und wo ein Mensch entscheidet.
Demos mit modellierten Zahlen, keine Kundenprojekte. Wie man grundsätzlich vorgeht, steht im Leitfaden Prozessautomatisierung.
Finanzen · Demo
Rechnungsprüfung
12 Schritte, einer davon beim Menschen
Durchlaufzeit Eingang → Buchung
Vorher:~12 TageNachher:~2 Tage
Finanzen · Demo
Mahnwesen
12 Schritte, 2 davon beim Menschen
Durchschnittliche Zahlungsdauer (DSO)
Vorher:~50 TageNachher:~30 Tage (-21 Tage)
Finanzen · Demo
Rechnungsverarbeitung, durchgehend
Zeit pro Rechnung
Vorher:12–15 Min manuellNachher:1–2 Min Stichproben-Check
Finanzen · Demo
Rechnungsdaten auslesen
10 Schritte, einer davon beim Menschen
Bearbeitungszeit
Vorher:4 Minuten pro RechnungNachher:2 Minuten automatisch
Vertrieb & Marketing · Demo
Anfragen qualifizieren
9 Schritte
Lead-Bewertung
Vorher:Manuell, subjektivNachher:KI-basiert, 50+ Datenpunkte
Vertrieb & Marketing · Demo
Auftragsabwicklung im Shop
10 Schritte
Bestellverarbeitung
Vorher:15-20 Minuten manuellNachher:Unter 1 Minute automatisch
Vertrieb & Marketing · Demo
Outbound in Odoo
13 Schritte, einer davon beim Menschen
Werkzeuge
Vorher:Datenquelle, Sequenz-Tool, CRM und eine Tabelle dazwischenNachher:Eine Odoo-Instanz, eine Datenbank, ein Kontaktstamm
Vertrieb & Marketing · Demo
Kundenansprache personalisieren
12 Schritte
Ansprache
Vorher:Newsletter an alle gleichNachher:1:1 nach Phase & Präferenz
Vertrieb & Marketing · Demo
Content-Planung
9 Schritte, einer davon beim Menschen
Content-Erstellung
Vorher:Manuell, 4-6 Stunden pro ArtikelNachher:KI-Entwurf in Minuten, Review durch Team
Was es bringt
- 166
- Schritte laufen in den 20 Demos von allein: auslesen, abgleichen, buchen, benachrichtigen, ablegen.
- 15
- Stellen bleiben bewusst beim Menschen: freigeben, unterschreiben, im Zweifel entscheiden.
- 20
- Systeme arbeiten in den Demos zusammen. Automatisiert wird in dem, was schon da ist.
- DATEV
- SAP
- Odoo
- Lexware Office
- sevDesk
- Personio
- HubSpot
- Shopify
- Stripe
- Zendesk
- Jira
- Confluence
- Slack
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Workspace
- DocuSign
- Peppol
- n8n
- Make.com
In den Demos angebunden. Zertifizierte Partner der Hersteller sind wir nicht.
Und wo nicht
Drei Fälle, in denen Automatisieren nicht hilft.
01
Wenn der Ablauf jedes Mal anders läuft.
Dann fehlen Regeln, und die muss erst jemand festlegen. Ohne Standard gibt es nichts, was eine Maschine wiederholen könnte.
02
Wenn ein Schritt eigentlich überflüssig ist.
Den streicht man besser, statt ihn schneller zu machen. Ein automatisierter Umweg ist immer noch ein Umweg.
03
Wenn niemand zuständig ist.
Eine Automatisierung ohne Verantwortlichen hält bis zur ersten Ausnahme. Danach weiß keiner mehr, warum sie tut, was sie tut.
Wie man herausfindet, was sich lohnt
Wo es hakt, wissen die Leute, die jeden Tag damit arbeiten.
Deshalb fängt man nicht beim Werkzeug an, sondern beim Einsammeln: Vier Wochen lang Störungen notieren, in Euro umrechnen, dann erst streichen, was niemand braucht. Automatisiert wird, was danach übrig bleibt.
Das Beispiel ist erfunden: 188 Meldungen aus vier Wochen, jeder Punkt ist eine davon.
01 · Melden
Eine Störung zu melden dauert zehn Sekunden.
Ihr Team tippt an, was hakt: per Link oder QR-Code, anonym, ohne Konto. Keine Workshops, keine Interviews.
- Liefertermin bei der Fertigung nachgefragt, keine Antwort · 25 min
- Auftrag ohne Toleranzangabe, zurück an den Vertrieb · 40 min
- Mahnung an Kunden, der längst bezahlt hat · 20 min
02 · Messen
Aus Meinungen wird eine Zahl.
Im Beispiel liegen nach vier Wochen 188 Meldungen vor, sortiert nach Ursache und in Euro umgerechnet.
- Übergabe Vertrieb → Fertigung: 71 Meldungen, 38 %
- Doppelt erfasst: 41 Meldungen, 22 %
- Angaben fehlen: 34 Meldungen, 18 %
- Information gesucht: 25 Meldungen, 13 %
- Sonstiges: 17 Meldungen, 9 %
72.450 €pro Jahr
31,5 Std. pro Woche × 46 Wochen × 50 €. Beispiel, erfunden.
03 · Streichen
Im Beispiel verschwindet gut die Hälfte ohne Software.
104 der 188 Störungen gehen weg, weil ein Schritt entfällt, ein Pflichtfeld dazukommt oder eine Zuständigkeit geklärt ist. Das kostet keine Lizenz, und warten muss es auch niemand.
- Übergabe Vertrieb → Fertigung: 40 von 71 gestrichen
- Doppelt erfasst: 28 von 41 gestrichen
- Angaben fehlen: 16 von 34 gestrichen
- Information gesucht: 14 von 25 gestrichen
- Sonstiges: 6 von 17 gestrichen
04 · Automatisieren
Und der Rest läuft von allein.
So wie die Abläufe im Showroom, nur mit den eigenen Systemen und Regeln. Nach ein paar Monaten misst man am selben Punkt nach, ob sich die Zahl bewegt hat.
Die Methode ausführlichZum Weiterlesen
Mehr wissen, bevor man anfängt.
Rechner
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NachrechnenLeitfaden
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Häufige Fragen
Was Unternehmen vorher wissen wollen.
Was lässt sich überhaupt automatisieren?
Alles, was regelmäßig nach denselben Regeln abläuft: Rechnungen prüfen, Mahnungen schreiben, Anfragen beantworten und verteilen, neue Kollegen einrichten, Dokumente freigeben. Wo ein Urteil gebraucht wird, bleibt ein Mensch im Ablauf und bekommt alles fertig vorgelegt.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meistens nicht. Eine Automatisierung verbindet die Systeme, die Sie schon haben, etwa DATEV, SAP, Odoo, Personio, Ihr E-Mail-Postfach oder Excel. Gebaut wird mit Werkzeugen wie n8n oder Make.com und, wo es passt, mit KI-Modellen.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?
Eine Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn das passiert, tu dies. KI kommt dort dazu, wo Regeln nicht reichen, etwa beim Lesen einer eingescannten Rechnung oder beim Einordnen einer Kundenanfrage. In den meisten Abläufen im Showroom ist KI ein einzelner Schritt, nicht das Ganze.
Sind die 20 Fälle im Showroom echte Kundenprojekte?
Nein. Es sind Demos mit modellierten Zahlen. Sie zeigen den Ablauf, die eingesetzten Werkzeuge und jede Stelle, an der ein Mensch entscheidet, damit Sie sehen, wie so etwas bei Ihnen aussehen könnte.
Wo fängt man am besten an?
Bei einem Ablauf, der oft vorkommt, immer ähnlich läuft und Ihr Team nervt. Rechnungseingang, Mahnwesen und Onboarding sind typische Kandidaten. Vorher lohnt der Blick, welcher Schritt ganz wegfallen kann, denn was gestrichen ist, muss niemand automatisieren.
Welcher Ablauf nervt bei Ihnen am meisten?
Schauen Sie im Showroom, ob etwas Ähnliches dabei ist. Oder ordnen Sie ihn in zehn Minuten im Selbst-Check ein, kostenlos und ohne Gespräch.